Selección de proveedores
Un proceso muy importante en la gestión de toda empresa es la relacionada a la interacción con los proveedores, tarea esta fundamental si se quiere asegurar la calidad de los productos y servicios que esta ofrece. Y el primer paso deber siempre la selección correcta del proveedor. Para esto deben existir criterios y si bien los criterios de selección no son universales para todas las organizaciones, podemos sugerir algunos que son utilizados con bastante regularidad.
Antes de empezar a seleccionar proveedores, es importante definir lo que tienen que entregar. Cuando sepa el alcance exacto, puede seleccionar proveedores que puedan entregar este producto o servicio en particular. También es bueno definir si será una compra única o más de una asociación a largo plazo. Cuando es sólo una sola vez, no vale la pena tener un proceso de investigación completo para el proveedor porque eso es bastante laborioso. En el caso de un socio más a largo plazo, los criterios de selección más claros y los criterios de gestión de proveedores son clave. Tener un proceso de selección de proveedores ayudará a agilizar este proceso.
Veamos algunos de los criterios mas comunes.
Plazo de entrega
Se deben seleccionar aquellos proveedores que tengan la capacidad de realizar las entregas en el tiempo adecuado. Relevar esto no es complica si ya disponemos de un historial de compras realizadas y nos basamos en ella para clasificarlos. Pero puede ser un poco mas difícil de evaluar a aquellos proveedores antes de trabajar con ellos. Sin embargo, una verificación de antecedentes rápida, con algunos otros clientes del proveedor, hace que este proceso sea bastante fácil de realizar. Simplemente llamas a un par de clientes para tener una percepción real sobre esto.
Calidad
La calidad del producto o servicio entregado es, por supuesto, muy importante. Para asegurar nuestro propio nivel de calidad, es fundamental que los proveedores sean capaces de proporcionar el mismo nivel de calidad. Esto puede ser comprobado a través de verificaciones de algunos productos o servicios ya adquiridos o realizando pequeñas auditorias de proveedores. Estas auditorías a proveedores pueden también ser contratadas como un servicio externo.
Estabilidad en la entrega
Si compra regularmente productos del proveedor, desea que estos productos estén disponibles cuando los necesite. Por supuesto, esto depende en gran medida del tiempo de entrega de los productos y su propio cronograma, pero alinear estas expectativas a través de la cadena de suministro es una necesidad para prevenir situaciones difíciles.
Flexibilidad
La flexibilidad del proveedor es muy importante, especialmente cuando tiene muchas demandas ad hoc de sus clientes. Cuando el proveedor pueda trabajar con usted en estas situaciones agitadas, podrá satisfacer la demanda de sus clientes.
Ejemplos de criterios de selección
- Plazo de entrega
- Calidad
- Estabilidad en la entrega
- Flexibilidad
- Lugar de entrega
- Formas de pago
- Asesoramiento
- Servicio post-venta
- etc.
Automatización del proceso
Una vez definidos los criterios y el proceso se ha acordado, automatizarlo le quitará muchas tareas innecesarias y repetitivas. Esta automatización se puede realizar fácilmente definiendo un flujo de trabajo adecuado con los pasos de verificación necesarios. Cada paso del proceso descrito se puede definir en el flujo de trabajo y las personas responsables pueden recibir una notificación cuando necesite agregar información. Además, la gestión de los proveedores será mucho más fácil con las notificaciones correctas. Un gran ejemplo de esto son las notificaciones sobre cuándo expira la certificación del proveedor. Para esta automatización podemos utilizar las potencialidades del software Qooling.
